一旦用戶注冊了自己的郵件地址，作為公司，要馬上向用戶發送一封歡迎信。對于新客戶和老客戶，一定要區別對待。營銷人員容易出現的錯誤就是立刻將新用戶當做老用戶，每周發送常規的電子郵件。正確的做法是，起初，向新用戶發送特別制作的3到4封歡迎信，每周發送1封，以便新用戶融入環境。這一般稱為新用戶的歡迎信戰略。下面是公司在實施該戰略時，應該注意的幾個問題。

第一封歡迎信：在用戶注冊郵件地址后，馬上發送該歡迎信。這封信有兩個目的，其一是向用戶確認，其二是歡迎用戶加入電子郵件營銷計劃。歡迎信還需要包括以下幾個要素：

1. 建議用戶將公司添加到通信錄中

為了更好地保護網絡用戶，許多互聯網服務提供商和電子郵件客戶端軟件，例如outlook，其默認設置是將電子郵件中的圖片屏蔽掉。那么如果圖片缺失，就會影響電子郵件的營銷效果，降低郵件的打開率。為了減少圖片缺失問題，請要求用戶將公司郵件地址添加到自己的通信錄中。這條要求應該出現在每一封郵件中。同時在歡迎信中，企業應該利用各種創意性的方法讓用戶重視這個提示。另外，為了更好地貫徹這個戰略，公司不要在營銷計劃執行期間更改自己的郵件地址，這樣就避免了用戶再次更改通信錄中的公司聯系方式。

2. 增加在互聯網瀏覽器中查看電子郵件的功能

另外一個解決圖片顯示問題的方法是在電子郵件頂端提供鏈接，當用戶點擊鏈接后，就能自動鏈接到公司網站上得電子郵件中，能夠在互聯網瀏覽器中查看電子郵件，從而能夠正常顯示圖片信息。電子郵件服務提供商應該默認提供此項服務，通常這是在部署郵件之前的一個鏈接。就像要求添加公司到通訊錄的提示一樣，這個功能應該在所有郵件中體現，在歡迎信中重點介紹。

3. 設置發送郵件的頻率

就像注冊郵件地址的頁面一樣，在歡迎信中同樣也要提示用戶，設置公司發送給用戶郵件的頻率。

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第二封歡迎信：這封歡迎信應該與第一封歡迎信的內容有所不同。它應該向用戶宣傳，將這封郵件轉發給親朋好友，以擴大公司用戶群體。一些營銷人員在第二封歡迎信中嘗試加入獎勵因素，如果用戶將郵件轉發給其他人，則提供折扣。對于轉發郵件的客戶企業，在第二封歡迎信中，企業對企業的營銷人員可以提供下載企業白皮書的鏈接，或者提供客戶經理人的更多相關信息。這樣，轉發郵件的企業客戶相對于未轉發的企業客戶來說，在未來的合作中優勢更大。

第三封歡迎信：這時候，公司需要將新用戶真正融入到大環境中，適應今后每周發送的營銷類郵件信息。在這封郵件中，要提供用戶反饋功能。就像之前在注冊郵件地址信息中提到的，這封歡迎信進一步收集客戶的額外信息，比如地理分布以及其他能夠對用戶分類的寶貴信息。通過加入投票答題，或者加入用戶喜好設置中心的鏈接，可以輕易收集用戶信息。